Internkommunikation

Skolan för informations- och kommunikationstekniks riktlinjer för användande av internkommunikationskanaler. Riktlinjerna innehåller användarföreskrifter för de fem kommunikationskanalerna intranät, e-post, affischering, digital skyltning och anslag samt post.

Följande riktlinjer är beslutade av skolchef i maj 2017,.

Intranät

All information samlad

All administrativ information som skolans personal behöver för att lösa sina arbetsuppgifter ska gå att nå via intranätet. Information som gäller all personal på KTH ska finnas på det centrala intranätet och inte på skolans intranät, däremot ska det finnas hänvisningar från skolans intranät till relevanta sidor på det centrala intranätet, i form av länkar eller korspubliceringar.

All information är tillgänglig

All icke redaktionell information publiceras på svenska och engelska. Icke redaktionell information är all information för skolans personal som publiceras av de administrativa enheterna och avdelningarna. Motsatsen, alltså redaktionell information kan vara vissa nyhetsartiklar såsom intervjuer och nyhetsreportage som endast utförs av kommunikationsenheten. Redaktionell information behandlas inte i dessa riktlinjer utan regleras i skolans kommunikationsplan.

Enhets- och avdelningschefer ansvarar för att den information som de äger finns på svenska och engelska. All text ska vara språkligt korrekt. Engelsk text bör vara språkgranskad av vår upphandlade översättningsbyrå.

Informationen ska vara samma i båda språkversionerna. Det vill säga, uppdaterar man något i den ena språkversionen ska man uppdatera även i den andra.

All information är korrekt

Den information som ligger på intranätet är aktuell och korrekt. Enhets- och avdelningschefer ansvarar för att sidorna kontinuerligt gås igenom och uppdateras.

Intranätsansvarig redaktör

Alla enhetschefer har en intranätsansvarig redaktör som fungerar som kontaktperson mot kommunikationsenheten. Utöver denne kan enheter och avdelningar kan ha ytterligare redaktörer som arbetar med intranätet. Den intranätsansvariga redaktören bör vara den redaktör på enheten som publicerar mest information på intranätet. Övriga redaktörer på enheten kontaktar i första hand sin ansvariga redaktör på enheten vid problem eller frågor. Det är enhets- eller avdelningschefens ansvar att information från enheten eller avdelningen blir publicerad och delegerar publiceringsarbetet till redaktörer på sin enhet. Den ansvariga redaktören ska ha den mjukvara som krävs för att utföra ett fullgott redaktörsarbete.

Nyheter och kalender

All ny information från enheter och avdelningar ska publiceras i en nyhetsartikel. Det kan till exempel gälla organisationsförändringar, nya rutiner, nya system eller nya leverantörer. Gäller det något som ska ske ett visst datum eller har en deadline ska en kalenderartikel göras. Man kan också välja att göra både en nyhetsartikel och en kalenderartikel.

Panikknappen

På intranätets startsida ska en puff med rubriken ”Akut hjälp” eller motsvarande finnas. Genom denna nås mycket kortfattad information om vad man ska göra när en olycka har inträffat. Enhetscheferna för infrastruktur och personal ansvarar gemensamt för denna information.

E-post

Ict-all-adressen och alla andra adresser som går till skolans samtliga anställda ska endast användas för akuta meddelanden och krisinformation. Skolans kommunikationsenhet och dekankansliet är behöriga att använda adresserna.

All information som är relevant för genomförande av skolans verksamhet som tidigare skickats via e-post ska publiceras på intranätet.

Vid behov av att skicka inbjudningar och kallelser till evenemang av olika slag såsom disputationer och seminarier används e-postlistor avsedda för dess olika ändamål. E-postlistor upprättas av IT-service.

Anslag och affischering

  • Anslag får endast placeras på ytor avsedda för anslag, det vill säga anslagstavlor
  • Det är inte tillåtet att sätta upp anslag eller affischer på väggar, dörrar eller fönster.

  • Alla anslag ska vara markerade med avsändande enhet eller avdelning på skolan. Anslag utan denna markering tas ner av Infrastrukturenheten.
  • Affischering med KTH som huvudavsändare måste följa KTH:s grafiska profil.
  • Permanent skyltning utförs endast av Infrastrukturenheten.

Beakta att felaktig affischering eller skyltning kan förstöra skolans interiör samt blockera viktig utrymningsinformation.

Post

Endast information som måste delges skriftligen skickas via post. Såsom beslut, betygslistor, godkännanden och annat som kräver manuell hantering.

Tillämpning och undantag

Kommunikationsansvarig ansvarar för tillämpning av riktlinjerna, beviljande av undantag och hantering av internkommunikationsfrågor som inte omfattas av dessa riktlinjer. Beviljande av undantag måste ske skriftligen.

Till sidans topp