Inköp och upphandling vid Skolan för informations- och kommunikationsteknik

Här finns information om hur du ska gå till väga när du behöver köpa en vara eller tjänst.

  • Ramavtalen måste följas.
  • Vid varje köp måste ramavtalsnummer anges för att rätt pris ska gälla.
  • Miljökrav skall alltid beaktas i alla upphandlingar enligt KTHs regelverk.
  • Observera att även konsulttjänster omfattas av dessa regler.
  • Vid fakturering av inköp måste korrekt fakturaadress och fakturareferens anges:

Kungliga Tekniska högskolan

Fakturaservice

Box 24075

104 50 Stockholm

Fakturareferens: XXXXX KTHICT. (den som skall sakattestera i Agresso)

 

Observera att inköp utanför ramavtalen kan leda till rättsliga processer och skadestånd.

Skolan för informations- och kommunikationsteknik följer de lagar och föreskrifter som gäller för KTH och svenska staten. Rangordning vid inköp är i första hand KTH:s avtal och därefter statens ramavtal.

1. KTH:s ramavtal

På intranätet finns information om KTH:s egna avtal

KTH:s ramavtal

2. Statens ramavtal

Upphandling enligt avrop.

Alla statens ramavtal finns att hitta här

3. Inköp där avtal saknas

Köp "över disk" om högst 9 999 kr

Om avtal saknas för den vara/produkt du vill beställa, kan varan köpas över disk vid inköp högst 10 000 kr per tillfälle. Gäller vid enstaka inköp av ringa värde.

Direktupphandling mellan 10 000 kr och 99 999 kr

Vid inköp över 10 000 kr skall direktupphandling ske. Prisuppgifter från minst 3 leverantörer begärs, där leverantören skickar en skriftlig offert. Beställning ska alltid göras skriftligen och leverantören ska lämna ett beställningserkännande.

Direktupphandling mellan 100 000 kr och 534 890 kr

Enligt LOU ska en upphandlande myndighet anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor. Därför ska du följa upphandlingsprocessen nedan;

  • Beslut om att göra direktupphandling. Innan upphandlingen påbörjas ska det finnas ett beslut att upphandlingen får göras och av vem. Vidare ska det framgå varför man valt upphandlingsförfarandet direktupphandling, vilket projekt som ska belastas samt maxsumman som får nyttjas för köpet. Det går bra att använda KTH:s beslutsmall. Beslutande är den som har rätt att göra ekonomisk attest för avsatta medel utom om man gör direktupphandling med hänvisning till synnerliga skäl eller om det är enstaka lärartjänster då är det skolchefen som beslutar om det.
  • Marknadsundersökning, innan en upphandling påbörjas är det lämpligt att göra en marknadsundersökning läs mer om det här.
  • Förfrågningsunderlaget, är ett skriftligt dokument som skickas till tilltänkta leverantörer. Läs mer om det här.
  • Annonsering av upphandlingen/Utskick av förfrågningsunderlaget till utvalda leverantörer.

Skolornas inköpsansvariga har tillgång till KTH:s upphandlingssystem och kan där administrera direktupphandlingar. Det betyder bland annat att de kan lägga upp alla dokument som behövs för upphandlingen samt annonsera upphandlingen så att intresserade leverantörer kan hitta annonsen samt hämta förfrågningsunderlaget med bilagor.

Om man inte vill annonsera utan endast vända sig till minst tre leverantörer kan man via systemet meddela att det finns en upphandling som är intressant för dem och att dokumenten kan hämtas i upphandlingssystemet.

Den som inte har tillgång till systemet får i stället sköta administrationen manuellt. Det betyder att beställaren först upprättar en sändlista över de leverantörer till vilka man avser skicka förfrågningsunderlaget. Tänk på att sändlistan är under sekretess. Skälet är att om en anbudsgivare får veta vilka som är hans konkurrenter, kanske han lämnar ett sämre anbud än vad han annars skulle ha gjort. Man kan också tänka sig fallet att det finns endast en anbudsgivare och att han då får reda på att ingen konkurrens finns. Priset blir därmed därefter.

Därefter får man skicka ut sitt underlag med vanlig post eller e-post. Skickas förfrågningsunderlaget med e-post måste sekretessen beaktas, d.v.s. en anbudsgivare ska inte veta vilka övriga som tillfrågas.

  • Frågor och svar samt förtydliganden under anbudstiden. Under anbudstiden händer det att anbudsgivarna ställer frågor därför att förfrågan inte varit tillräckligt tydlig. Dessa frågor måste besvaras och samtliga anbudsgivare ska få svaret samtidigt, glöm dock inte sekretessen.
  • Mottagande och öppning av anbud
  • Utvärdera anbud
  • Upphandlingsprotokoll
  • Information till anbudsgivarna om resultatet
  • Beställning/avtal/kontrakt

    När direktupphandlingen är klar
    Om värdet av upphandlingen överstiger 50 000 kronor ska handlingarna i upphandlingsakten enligt arkivlagen arkiveras.
  • OBS: Det är alltid bäst att dokumentera alla steg och bedömningar man gör i en upphandlingprocess inför en eventuell intern eller extern revision över den verksamhet i vilken upphandlingen gjorts.

Upphandling över 534 890 kr

Om värdet på varan/tjänsten beräknas överstiga 534 890 kr måste upphandling ske genom upphandlingsavdelningens försorg på UF. Kontakta skolans inköpsansvarig för vidare information.

Procedurregler direktupphandling

Inköpsbegäran SWE (doc 238 kB)

För enstaka lärartjänster har KTH en policy att om kostnaden överstiger 270 965 kr måste upphandling ske.

För ytterligare frågor om upphandling och upphandlingsförfaranden kontakta skolans inköpsansvarig.

Till sidans topp