Dokumenthantering

Dokumenthantering handlar om att skapa en god hantering av verksamhetsinformation där dokument effektivt och systematiskt skapas, tas emot, används och bevaras eller gallras. Dokumenthanteringen syftar både till att säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten genom att ta del av allmänna handlingar och skapa effektivitet i KTH:s arbete.

Att hantera och diarieföra dokument

Som anställd vid en myndighet hanterar du dokument som är allmänna handlingar. Den enskilde medarbetaren ansvar för sin egen dokumenthantering och du behöver därför veta hur de dokument du förfogar över ska hanteras. I dokumenthanteringsplanen hittar du information om vad som gäller för olika typer av dokument.

Om dokumenten ska diarieföras görs det i systemet W3D3. Har du inte själv tillgång till W3D3 ska dokumenten lämnas till någon som har det. Behörighet till W3D3 har bland annat skolans förvaltningskoordinator på dekankansliet, som även kan hjälpa dig om du har frågor om dokumenthantering.

Allmän handling

En allmän handling är en handling som förvaras hos en myndighet och är inkommen till myndigheten eller upprättad där. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga.

Utlämnande av allmän handling

Som myndighet har vi skyldighet att lämna ut allmän handling samt pröva sekretessen vid begäran om utlämning. En begäran om att få ta del av allmän handling ska alltid hanteras skyndsamt och ges hög prioritet. Den anställde som tagit emot begäran kontaktar alltid huvudregistrator innan utlämnandet. Det är den skola där handlingen förvaras som har skyldighet att lämna ut handlingen.

Frågor rörande studenters och anställdas personuppgifter hänvisas till ladokenheten för studenter och för personal till löneavdelningen på universitetsförvaltningen.

Utlämnande av allmän handling (KTH Processbeskrivningar 1.1-1) (pdf 69 kB)

Offentlighet och sekretess

Läs om vad som gäller för bevarande, tillgängliggöra och skydda verksamhetsinformation på KTH.

Riktlinje för offentlighet och sekretess

Till sidans topp