Arkiv och arkivering

Myndighetens verksamhetsinformation är en värdefull resurs såväl för allmänheten som för den egna verksamheten. Dokumenthanteringen utgår från lagkrav och verksamhetens behov och syftar till att bevara, skydda och tillgängliggöra tillförlitlig verksamhetsinformation som belägg för genomförda åtgärder och som stöd för framtida åtgärder och beslut.

Arkiv

Arkivhandlingar ska skyddas mot brand, fukt, stöld och annan skadlig inverkan. Handlingar med sekretess ska förvaras så att ingen obehörig kan ta del av dem. Varje avdelning och enhet ansvarar för att arkivera sina handlingar. Skolan har en arkivlokal på plan 1, kontakta dokumentsamordnaren för tillgång till det. Läs mer på KTH:s webb om förvaring under rubriken Anvisning om dokumenthantering vid KTH.

Praktisk hantering

Handlingarna arkiveras i arkivboxar som förses med etiketter. Arkivboxarna finns i olika storlekar. För att spara plats i arkivutrymmen ska boxarna fyllas, ta annars en mindre modell. Etiketterna ska innehålla information om år, KS-kod, innehåll, med mera. Till hjälp finns mallar; en för gallringsbart material och en för bevarandehandlingar, dokument som ska sparas för all framtid. Arkivboxar och etiketter finns att hämta i kontorsförrådet.

Två olika sätt att arkivera

Sättet att arkivera förändrades 2013-01-01 då klassificeringsstrukturen trädde i kraft. Innan dess arkiverade man enligt dossierplanen. I anvisningarna nedan beskrivs de olika tillvägagångssätten. För frågor kontakta skolans förvaltningskoordinator, som även är dokumentsamordnare.

   Anvisningar för arkivering (pdf 92 kB)

Arkivering enligt klassificeringsstrukturen

Klassificeringsstrukturen, som framgår av dokumenthanteringsplanen, är en lista av verksamhetsområden och processer som förekommer vid KTH och är gemensam för myndigheten. Varje handling förses med en KS-kod. I processbeskrivningen framgår hur personer med registratorsbehörighet ska hantera arkivmaterial. Övriga personer kontaktar den handläggande enheten för hjälp med arkivering.

Arkivering enligt dossierplanen

Till och med 2012-12-31 arkiverade KTH enligt dossierplanen, där varje handling förses med, och arkiveras efter, ett dossiernummer. 

Till sidans topp